Quante volte noi albergatori ci siamo trovati a porci domande del tipo: “Come faccio a capire se sto spendendo troppo? Quali spese mi converrebbe tagliare?”
Oppure: “In che modo posso controllare la situazione costantemente, senza dover aspettare il commercialista e la fine dell’anno per sapere se ho guadagnato qualcosa o chiuso in perdita?”
Cercando risposte, avremo sicuramente sentito l’esigenza di uno strumento utile, malleabile e di facile comprensione; un controllo di gestione semplice, modellato sulle necessità della struttura e capace di indirizzare costantemente le nostre scelte.
Possibile? Assolutamente sì. Scopriamone insieme le caratteristiche.
Quali sono le caratteristiche di un ottimo controllo di gestione?
Fermarsi alla mera gestione di costi e ricavi o accontentarsi della differenza che c’è tra entrate ed uscite non è più sufficiente. Oggi, sono velocità ed esattezza dei dati che andiamo ad inserire a fare la differenza.
Per poter effettuare scelte strategiche e operative nelle migliori condizioni possibili, abbiamo infatti bisogno di informazioni “fresche” e di solida provenienza, da gestire con estrema accuratezza.
I nostri dati, in poche parole, dovranno essere precisi e immediati al contempo. Questo binomio diventerà fondamentale nelle scelte successive, soprattutto a livello di tariffazione e commercializzazione, permettendoci di evitare pericolose incongruenze a livello di profitto e comunicazione del brand.
Non è tutto. Un buon controllo di gestione dovrebbe restituirci una visione a 360° della struttura. Dovrebbe evidenziare con facilità le aree critiche, consentendo di effettuare i giusti correttivi in tempi rapidi, nel rispetto del budget previsionale assegnato.
Per ottenere risultati eccellenti avremo bisogno di un metodo strutturato, che analizzi ogni singolo centro di costo, assicuri dati certi e sempre aggiornati e fornisca una visione panoramica sull’intera struttura.
Bene, iniziamo ad intuire come il controllo gestione finanziario non risponda adeguatamente a queste necessità.
Differenze tra controllo di gestione finanziario ed economico.
Il dato che ci fornisce il nostro commercialista in sede di chiusura annuale (controllo di gestione finanziario) è sicuramente importante, ma non offre un quadro completo della situazione in tempo reale.
Il controllo di gestione economico, di contro, ci dà informazioni immediate:
- Sapremo in ogni momento se la struttura sta effettivamente performando;
- Potremo correggere rapidamente qualsivoglia incongruenza a livello di costi e ricavi;
- Avremo uno strumento propedeutico alla miglior tariffazione.
L’importanza della suddivisione dei costi e di un metodo strutturato.
Dobbiamo abbandonare l’idea di costi annuali e/o mensili. Un buon controllo di gestione suddivide costi e ricavi operativi per reparto, ponendo attenzione alle relative movimentazioni.
Lo sappiamo bene: i costi aumentano sempre. Il loro controllo ottimale passa anche attraverso una scrupolosa ripartizione in costi fissi, costi variabili, costi semi-fissi e semi-variabili. Avere chiara questa suddivisione permette di avere dati sempre corretti, in linea con i budget associati ed il piano previsionale.
Attenzione, infine, ai costi nascosti che si generano una volta raggiunto il punto di pareggio; costi importantissimi, che si vanno a creare nel momento in cui la struttura si sente “al riparo”, ed è quindi, più vulnerabile e meno attenta. Anche in questo caso, un metodo strutturato eviterà che la situazione possa sfuggirci di mano.
Tecnologia ed esperienza per un corretto controllo di gestione.
Quello che sicuramente salta agli occhi è la grande quantità di dati e informazioni da tenere sotto controllo. In questo caso, la tecnologia può certamente venirci in aiuto.
Disporre di software evoluti, che ci consegnino dati affidabili, è indispensabile, ma non sufficiente.
All’esattezza del dato dovremo sempre abbinare le competenze di un esperto di settore, capace di filtrare e interpretare correttamente le informazioni. L’unione di tecnologia ed esperienza ci permetterà di ottenere report facili da interpretare, semplici da utilizzare, realmente utili alla miglior tariffazione.
Arriviamo alle conclusioni. Un ottimo controllo gestione, semplice e realmente utile alla struttura deve avere le seguenti caratteristiche:
- prevedere un metodo strutturato e flessibile
- assicurare dati certi e tempestivi
- offrire una visione d’insieme
- analizzare le movimentazioni di ogni reparto
- unire tecnologia ed esperienza umana
Il vostro metodo di controllo gestione risponde a questi punti?
